Sebagai penyelenggara acara yang berpengalaman, MIDIPRO tahu betul ketika mengadakan sebuah event, akan ada banyak hal – hal tidak terduga yang bisa menjadi tantangan besar. Namun, dengan mengetahui beberapa kesalahan umum yang sering terjadi, Anda bisa menghindarinya dan memastikan acara Anda berjalan dengan lancar dan sukses. Berikut adalah kesalahan event yang umum dijumpai:
1. Perencanaan Yang Kurang Matang
Salah satu kesalahan terbesar dalam penyelenggaraan acara adalah perencanaan yang tidak matang. Tanpa perencanaan yang tepat, event bisa berjalan tidak sesuai harapan. Pastikan Anda memiliki daftar perencanaan rinci, termasuk timeline, anggaran, dan checklists untuk setiap fase acara.
Solusi: Buatlah timeline terperinci dan kunjungi lokasi event sejak dini. Lakukan brainstorming dengan tim Anda untuk mengidentifikasi potensi masalah sebelum acara dimulai.
2. Komunikasi Antar Divisi Yang Buruk
Komunikasi yang buruk antar divisi atau tim dapat mengakibatkan kebingungan dan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan acara.
Solusi: Adakan rapat rutin dan pastikan semua divisi memiliki akses ke informasi yang diperlukan. Gunakan alat kolaborasi seperti Slack atau Trello untuk memastikan agar semua orang tetap berada di jalur yang sama.
Baca juga : 12 Divisi Yang Harus Ada Dalam Sebuah Event Dan Tugasnya Masing – Masing
3. Masalah Teknis Event
Kendala teknis seperti masalah sound system, pencahayaan, atau proyektor dapat menghancurkan kesempurnaan event Anda.
Solusi: Selalu lakukan pengecekan teknis sebelum acara dimulai dan siapkan backup equipment. Pastikan juga ada teknisi yang handal untuk menangani setiap masalah yang mungkin terjadi.
4. Faktor Cuaca Yang Buruk
Cuaca merupakan faktor yang sulit diprediksi, tetapi bisa sangat mempengaruhi event, terutama jika dilaksanakan di luar ruangan.
Solusi: Selalu cek ramalan cuaca beberapa hari sebelum acara dan siapkan rencana cadangan seperti penyediaan tenda atau memindahkan lokasi ke dalam ruangan jika diperlukan.
5. Pengisi Acara Yang Tidak Jadi Tampil
Tak jarang pengisi acara tiba-tiba berhalangan hadir di saat-saat terakhir, dan ini bisa mengecewakan para peserta yang menantikan kehadiran mereka.
Solusi: Miliki daftar kontak cadangan untuk pengisi acara yang bisa dipanggil jika diperlukan. Juga, buat kontrak ketat dengan pengisi acara untuk meminimalkan risiko pembatalan mendadak.
6. Kerumunan dan Antrian Yang Chaos
Kerumunan yang tidak terkendali dan antrian panjang dapat menurunkan pengalaman peserta secara keseluruhan.
Solusi: Implementasikan sistem akses dan registrasi yang efektif. Gunakan teknologi seperti barcode scanning untuk mempercepat proses masuk, dan pastikan ada cukup staf untuk membantu mengarahkan peserta.
7. Kondisi Venue Tidak Sesuai
Terkadang, venue yang dipilih ternyata tidak memenuhi kebutuhan atau tidak sesuai harapan.
Solusi: Lakukan survei lokasi lebih awal dan buat daftar kebutuhan spesifik acara Anda. Komunikasikan dengan manajemen venue terkait semua kebutuhan Anda dan masalah potensial yang bisa terjadi.
8. Insiden Darurat dan Penanganan Medis
Kejadian darurat dan kebutuhan medis dapat muncul kapan saja dan penting untuk siap menghadapinya.
Solusi: Selalu pastikan ada tim medis atau personil yang terlatih di lokasi event. Buatlah juga rencana darurat yang jelas dan bagikan kepada semua staf.
9. Kurangnya Promosi Yang Efektif
Tanpa promosi yang efektif, acara Anda mungkin tidak mencapai audiens yang Anda targetkan dan menghadapi masalah dengan jumlah peserta yang tidak sesuai harapan.
Solusi: Rencanakan strategi promosi yang komprehensif dengan menggunakan berbagai platform. Gunakan media sosial, email marketing, dan kolaborasi dengan influencer atau media lokal. Pastikan pesan acara Anda jelas dan menjangkau audiens yang tepat.
10. Pengelolaan Anggaran Yang Buruk
Pengelolaan anggaran yang buruk dapat menyebabkan kekurangan dana untuk aspek-aspek penting dari acara, atau bahkan pengeluaran yang berlebihan.
Solusi: Buat anggaran yang rinci sejak awal dan pantau pengeluarannya secara teratur. Selalu sisihkan dana cadangan untuk biaya tak terduga dan pertimbangkan semua rincian yang mungkin muncul selama perencanaan.
Untuk menghindari sepuluh kesalahan tersebut, kunci utamanya adalah dengan memilih partner Event Organizer yang terpercaya dan expert dalam bidang Event Management seperti MIDIPRO
Baca Juga : Cara Merancang Budget untuk Sebuah Event Dengan Benar
Sebagai partner event yang bisa anda andalkan, MIDIPRO hadir untuk mendampingi Anda dalam setiap perjalanan Event Anda. Pengalaman kami dalam menyelenggarakan berbagai acara baik skala kecil maupun besar menjadikan kami siap membantu mewujudkan acara yang tak hanya sukses, tetapi juga berkesan. Mari wujudkan acara impian Anda bersama MIDIPRO!
Untuk informasi lebih lanjut atau konsultasi, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami dengan senang hati siap membantu berbagai kebutuhan event Anda.
