Salah satu kunci keberhasilan dalam mengelola event adalah pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas di antara berbagai divisi atau departemen. Berikut ini MIDIPRO akan memaparkan divisi-divisi yang umumnya ada dalam sebuah acara, serta peran penting masing-masing divisi.
1. Divisi Acara
Divisi ini bertanggung jawab atas seluruh rangkaian acara, mulai dari menyusun rundown, memastikan susunan acara berjalan sesuai jadwal, hingga menangani hal-hal teknis yang bisa terjadi saat acara berlangsung. Koordinasi yang baik dan kemampuan problem-solving sangat dibutuhkan dalam divisi ini agar semua dapat berjalan sesuai rencana.
Baca Juga : Apa Itu Rundown Acara? Ketahui Cara Membuat Rundown Dengan Benar!
2. Divisi Humas/Publikasi
Divisi Humas atau Hubungan Masyarakat adalah jembatan antara acara dengan publik. Tugas mereka adalah berkomunikasi dengan media, mengeluarkan pemberitahuan pers, dan mempromosikan acara agar dikenal luas. Selain itu, divisi ini juga berperan penting dalam menjaga citra positif acara di mata publik.
3. Divisi Perlengkapan
Perlengkapan adalah kebutuhan vital yang mendukung jalannya acara. Divisi ini bertanggung jawab atas segala keperluan teknis seperti sound system, lighting, panggung, dan dekorasi. Koordinasi erat dengan divisi lainnya diperlukan agar semua perlengkapan sesuai dengan tema dan kebutuhan acara.
Baca Juga : Bagaimana Cara Mempersiapkan Stage untuk Event Indoor ataupun Outdoor?
4. Divisi Konsumsi
Tidak bisa dipungkiri, konsumsi adalah salah satu aspek penting dalam kenyamanan peserta acara. Divisi konsumsi bertugas menyusun menu, memastikan ketersediaan makanan dan minuman, serta menjamin kualitas dari apa yang disajikan untuk panitia, peserta, tamu acara, bintang tamu dan semua orang yang terlibat dalam acara.
5. Divisi Sponsorship
Acara yang baik sering kali didukung oleh kerjasama yang baik pula dengan sponsor. Divisi sponsorship bertugas mencari sponsor dan menjaga hubungan baik dengan mereka. Ini termasuk negosiasi tentang keuntungan yang diperoleh sponsor, baik dalam bentuk branding maupun manfaat lainnya saat acara berlangsung.
6. Divisi Keamanan
Keamanan harus menjadi prioritas utama dalam setiap acara. Divisi ini bertugas memastikan keamanan seluruh peserta dan panitia, termasuk pengaturan lalu lintas dan respon terhadap situasi darurat yang mungkin terjadi.
7. Divisi Dokumentasi
Mengingat momen acara merupakan hal yang sangat penting. Dokumentasi yang baik tidak hanya berfungsi sebagai kenangan, tetapi juga sebagai alat untuk promosi di masa mendatang. Tugas divisi ini adalah memastikan semua aspek acara terdokumentasikan dengan baik melalui foto dan video.
8. Divisi Pemasaran
Pemasaran memerlukan strategi yang jeli agar acara bisa dikenal luas dan mendapatkan atensi dari target audiens. Tugas divisi pemasaran adalah merencanakan strategi, melakukan promosi di media sosial, dan memastikan pesan-pesan utama dari acara tersampaikan dengan baik.
9. Divisi Produksi
Produksi melibatkan semua persiapan teknis acara seperti sound system, pencahayaan, serta elemen teknis pendukung lainnya. Divisi ini bekerja sama erat dengan divisi perlengkapan dan acara untuk memastikan semua aspek teknis tidak mengalami kendala.
10. Divisi Logistik
Logistik merupakan penghubung semua kebutuhan acara. Divisi ini bertanggung jawab atas transportasi, tempat, serta koordinasi antar lokasi jika acara dilaksanakan di beberapa tempat. Pengelolaan logistik yang baik dapat membantu mengurangi berbagai risiko yang mungkin timbul saat pelaksanaan acara.
11. Divisi Kreatif
Agar acara terlihat unik dan menarik, divisi kreatif hadir untuk mendesain aspek visual dan konsep inovatif dari acara. Mereka bertugas memastikan semua aspek acara memiliki nilai estetika yang tinggi dan memorable bagi peserta.
12. Divisi Keuangan
Divisi Keuangan bertugas untuk mengelola anggaran dan memastikan bahwa semua divisi mendapatkan alokasi dana yang sesuai kebutuhan. Divisi ini juga bertanggung jawab mengatur semua transaksi keuangan secara transparan dan akuntabel.
Baca Juga : Cara Merancang Budget untuk Sebuah Event Dengan Benar
Mengelola acara memang tidak semudah yang dibayangkan, tetapi bukan berarti tidak mungkin dikelola dengan baik. Dengan pembagian tugas yang terstruktur dan tim yang solid, sebuah acara bisa menjadi momen berkesan dan membanggakan.
Jika Anda mencari partner yang berpengalaman dan profesional untuk mengelola acara, MIDIPRO hadir untuk membantu Anda. Dengan pengalaman menangani berbagai event dari perusahaan ternama, baik skala nasional maupun internasional, kami siap mewujudkan visi Anda dalam sebuah acara yang tak terlupakan. Percayakan kebutuhan event Anda kepada MIDIPRO, dan jadikan acara Anda sukses dan mengesankan bersama kami!
